Class 11 Accountancy Chapter 13 কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতি Question Answer in Assamese Medium, AHSEC Class 11 Accountancy Chapter 13 কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতি Solutions to each chapter is provided in the list so that you can easily browse throughout different chapters Class 11 Accountancy Chapter 13 কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতি Notes and select needs one.
Class 11 Accountancy Chapter 13 কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতি
Also, you can read the SCERT book online in these sections Solutions by Expert Teachers as per SCERT (CBSE) Book guidelines. These solutions are part of SCERT All Subject Solutions. Here we have given Solutions for All Subjects, You can practice these here.
কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতি
ACCOUNTANCY
Chapter: 13
PART – II
১। কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাকৰণ পদ্ধতি বুলিলে কি বুজা?
উত্তৰঃ কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতি মানে বৃত্তীয় লেন-দেন আৰু ঘটনাসমূহ সাধাৰণতে গ্ৰহণ কৰা হিচাপকৰণৰ মূলনীতিসমূহৰ ভিত্তিত ব্যৱহাৰকাৰীৰ প্ৰয়োজন অনুসৰি হিচাপ সম্বন্ধীয় তথ্য প্ৰস্তুত কৰিবলৈ ব্যৱহাৰ কৰা এটি প্রণালী।
২। কম্পিউটাৰযুক্ত হিচপকৰণ পদ্ধতিৰ প্ৰাথমিক অংশবিলাক কি?
উত্তৰঃ প্ৰতিটো কম্পিউটাৰ কৃত হিচাপ পদ্ধতিত দুটা প্রাথমিক দৰকাৰী অংশ থাকে।
(ক) হিচাপকৰণ গাঁঠনিঃ এইটো হিচপৰ নিয়ম, সংহতি, সংকেতকৰণ আৰু গোট কাৰণেৰে গঠিত।
(খ) পৰিচালনা প্ৰাণালীঃ ই কোনো প্রতিস্থান পৰিচালনাৰ পৰিবেশৰ লগত খাপ খোৱা সংজ্ঞাবদ্ধ পৰিচালনা পদ্ধতি।
৩। ডাটাবেচ সম্পৰ্কীয় প্রয়োগত কম্পিউটাৰৰ ব্যৱহাৰ কৰিলে কি কি প্রাথমিক জ্ঞানৰ প্রয়োজন?
উত্তৰঃ ডাটাবেচ সম্পৰ্কীয় প্রয়োগত কম্পিউটাৰৰ ব্যৱহাৰ কৰিলে চাৰিটা প্ৰাথমিক জ্ঞানৰ প্রয়োজন।
(ক) সন্মুখফালৰ পৰা সংযোগী কৰণঃ এইটো হ’ল ব্যৱহাৰকাৰী আৰু ডাটাবেচ সম্বন্ধীয় ছফটৱেৰৰ পৰস্পৰৰ মাজত থকা এক সংযোগ ব্যৱস্থা যাৰ জৰিয়তে ব্যৱহাৰকাৰীয়ে ডাটাবেচৰ শেষ মূৰৰ অংশলৈ যোগাযোগ কৰিব পাৰে।
(খ) পিছৰ ভাগ ডাটাচেঃ এইটো হ’ল ব্যৱহাৰকাৰীৰ পৰা লুকাই থকা ডাটা সঞ্চয় পদ্ধতি। ডাটা আহৰণৰ বাবে অনুমোদন প্রাপ্ত ব্যৱহাৰকাৰীৰ প্ৰয়োজন মৰ্মে ই সহাৰি জনায়।
(গ) ডাটাৰ প্ৰণালীকৰণঃ ডাটাক ফলপ্ৰস্থ সিদ্ধান্তমূলক তথ্যলৈ ৰূপান্তৰ ঘটাবলৈ যি কাৰ্যৰ অনুক্ৰম কৰা হয় সেয়াই হ’ল ডাটাৰ প্ৰণালীকৰণ।
(ঘ) প্রতিবেদন প্রস্তুত প্রণালীঃ ই হ’ল প্রতিবেদন প্রস্তুত কৰা বস্তু সমূহৰ যোগাত্মক সংহতি।
৪। হস্তগত আৰু কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতিৰ মাজত পাৰ্থক্য লিখা।
উত্তৰঃ হস্তগত আৰু কম্পউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতিৰ মাজত থকা পাৰ্থক্য সমূহ হ’ল—
(ক) লিপিবদ্ধকৰণঃ হস্তগত হিচাপকৰণ বৃত্তীয় লেন-দেনবোৰৰ আৰম্ভণীতে অন্তর্ভূক্ত কিতাপ সমূহৰ সহায়ত লিপিবদ্ধ কৰা হয় ৷ আনহাতে কম্পিউটাৰ যুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতিত এই লেন-দেনবোৰ সু-সংগঠিত ডাটাবেচত কৰা হয়।
(খ) শ্রেণীবদ্ধকৰণঃ হস্তগত হিচাপ পদ্ধতিত মূল অন্তর্ভূক্তি বহীত লিপিবদ্ধ কৰা লেন-দেনসমূহ খতিয়ন হিতাপলৈ আনি শ্ৰেণীবদ্ধকৰণ কৰা হয়। কিন্তু কম্পিউটাৰ কৃত পদ্ধতিত লেন-দেনৰ শ্ৰেণীবদ্ধকৰণ কৰিবলৈ ডাটাৰ দ্বৈততা ধৰ্মৰ আবিৰ্ভাব হোৱা দেখা নাযায়।
(গ) সংক্ষিপ্ত কৰণঃ হস্তগত হিচাপকৰণপদ্ধতিত উদ্ধৃত্ত মিলন পত্র প্রস্তুত কৰিবলৈ বিভিন্ন হিচাপৰ জমাসমূহ নিৰ্ধাৰণ কৰি লেন-দেন সমূহ সংক্ষিপ্তকৰণ কৰা হয়। আনহাতে কম্পিউটাৰ কৃত হিচাপকৰণ পদ্ধতিত উদ্ধৃত্ত মিলন পত্ৰ প্ৰস্তুত কৰি ইয়াৰ প্ৰতিবেদন উলিয়াবলৈ আৰম্ভণীতে জমা কৰা প্ৰতিটো লেন-দেনৰ মুঠ জমাটো নিৰ্ণয় কৰি লোৱা থাকে।
(ঘ) প্রবিষ্টি সংযোজনঃ হস্তগত হিচাপকৰণ পদ্ধতিত এই নিস্পতিকৰণ খৰচ মিলোৱা ৰাজহৰ মূলনিতিৰ লগত সংযোগ কৰাৰ বাবে প্ৰস্তুত কৰা হয়। আনহাতে কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণত জাৱেদা ৰচিদ সমূহ খৰচ মিলোৱাৰ বাবে বনাই সঞ্চয় কৰা হয়।
(ঙ) বিত্তীয় বিবৃত্তিঃ হস্তগত হিচাপকৰণ পদ্ধতিত বৃত্তীয় বিবৃতি প্রস্তুতিৰ আগেয়ে উদ্বৃত্ত মিলন পত্ৰৰ অৱস্থিতি আছে বুলি ধৰা হয়। আনহাতে কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণত এনে ধাৰণা কৰাৰ কোনো প্রয়োজন নাই।
(চ) হিচাপ বহী সমাপ্তকৰণঃ বৃত্তীয় প্রতিবেদন প্রস্তুত কৰাৰ পিছত হিচাপ ৰক্ষকে অহা বৃত্তীয় বৰ্ষৰ বাবে প্ৰস্তুতি চলায়, আনহাতে কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতিত বছৰৰ শেষৰ পদ্ধতিকৰণ কৰি ডাটাবেচত হিচাপবোৰৰ আৰম্ভণী জমা প্ৰস্তুত কৰি জমা কৰা হয়।
৫। কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতিৰ হস্তগত হিচাপকৰণ পদ্ধতিৰ ওপৰত সুবিধাসমূহ আলোচনা কৰা।
উত্তৰঃ হস্তগত হিচাপকৰণৰ তুলনাত কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতিৰ বহুতো সুবিধা আছে। তলত এইবোৰ সংক্ষেপে বর্ণনা কৰা হ’ল—
(ক) ক্ষিপ্রতাঃ কোনো এটা কাম কৰোতে কম্পিউটাৰে মানুহতকৈ বহু কম সময় লয়। সেয়েহে কম্পিউটাৰকৃত হিচাপকৰণ পদ্ধতি হস্তগত পদ্ধতিতকৈ বহু খৰতকীয়া।
(খ) শুদ্ধতাঃ কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতিত হস্তকৃত পদ্ধতিৰ তুলনাত ভুলৰ পৰিমাণ নগণ্য কাৰণ মূল হিচাৰ ডাটাসমূহ সকলো ব্যৱহাৰৰ বাবে একেবাৰতে অন্তৰ্ভূক্ত কৰা।
(গ) নিৰ্ভৰযোগ্যতাঃ কম্পিউটাৰ পদ্ধতি এটাই একে কামৰে পুনৰাবৃত্তি কৰাৰ লগত সুসংগত। ই ভাগৰ, আমনি আদি মানবীয় অনুভূতিৰ পৰা বহু আতৰত৷ সেয়েহে মানুহৰ তুলনাত ই বেছি নিৰ্ভৰযোগ্য।
(ঘ) ব্যবহাৰকাৰীৰপ্ৰকৃত সময় ইন্টাৰফেচঃ বেছিভাগ স্বয়ংক্রিয় হিচাপ পদ্ধতীয়েই কম্পিউটাৰ নেটৱৰ্কৰ্ক সহায়ত পৰস্পৰ জড়িত হৈ থাকে। ফলত একে সময়তে বিভিন্ন ব্যৱহাৰকাৰীয়ে সঠিক তথ্য পাব পাৰে।
(ঙ) স্পষ্টতাঃ কম্পিউটাৰৰ মনিটৰত দৰ্শোৱা ডাটাটো সুস্পষ্ট হয়। ইয়াৰ কাৰণ হ’ল ইয়াত আখৰ, বৰ্ণ এটি মান্যক ৰূপ ব্যৱহাৰ কৰে।
(চ) দক্ষতাঃ কম্পিউাৰকৃত হিচাপ পদ্ধতিয়ে সম্পদ আৰু সময়ৰ উপযুক্ত প্রয়োগ নিশ্চিত কৰে। সেয়েহে ইয়াত উৎপাদিত তথ্য, সিদ্ধান্ত নিখুত হয়।
(ছ) সঞ্চয় আৰু আহৰণঃ কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণত ডাটা সঞ্চয় কৰাৰ বাবে বেছি পৰিমাণৰ ভৌতিক ঠাইৰ প্ৰয়োজন নহয় কাৰণ এনে ডাটবোৰ হাৰ্ডডিস্ক, চিডি ৰোম, আদিত সঞ্চয় কৰা হয় যিয়ে খতিয়ন জাবেদা বা অন্য হিচাপ পঞ্জীয়ন বহীতকৈ বহুতো কম ঠাই লয়।
(জ) কৰ্মচাৰীৰ ইচ্ছাত উদ্গনি যোগোৱাঃ কম্পিউটাৰ পদ্ধতিত হিচাপৰ কাম চলাবলৈ কৰ্মচাৰীৰ এটি বিশেষ প্ৰশিক্ষণৰ প্ৰয়োজন হয়। ইয়াৰ ফলত তেওঁলোকে নিজৰ মূল্যবোধ বৃদ্ধি অনুভৱ কৰে। কামৰ প্ৰতি আগ্রহ বৃদ্ধি হয়।
৬। কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতিৰ সীমাবদ্ধতাবোৰ ব্যাখ্যা কৰা।
উত্তৰঃ কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতিটো কাৰ্য সম্পাদনৰ বাবে গঢ় দিয়া পৰিবেশৰ পৰাই ইয়াৰ সীমাবদ্ধতা আহে। সেইবোৰ হ’ল—
(ক) প্রশিক্ষণ ব্যয়ঃ অত্যাধুনিক কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণৰ ছফটবেৰবোৰত সাধাৰণতে বুদ্ধিমত্তা সম্পন্ন কৰ্মচাৰী ব্যক্তিৰ প্ৰয়োজন। ফলস্বৰূপে, হাৰ্ডৱেৰ, আৰু ছফটৱেৰৰ নিয়মীয়া ভিত্তি ব্যৱহাৰ বুজিবলৈ এটা ভাল প্রশিক্ষণ ব্যয় উদ্ভৱ হয়।
(খ) কৰ্মচাৰী বিৰোধীতাঃ যেতিয়াই হিচাপকৰণ পদ্ধতিটোক কম্পিউটাৰযুক্ত হয়। সেই ঠাইত বৰ্ত্তমানৰ হিচাপকৰণ কৰ্মচাৰী পৰা বিৰোধীতা হয়। আংশিকৰূপে তেওঁলোকক অতিৰিক্ত বুলি গণ্য কৰা হয়।
(গ) বিদাৰকঃ যেতিয়া এটা সংগঠনে কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতিলৈ সলনি হয় হিচাপকৰণ প্ৰণালীটোৱে এটা অতিৰিক্ত কামৰ সময়ৰ লোকচানৰ ভূক্তভোগী হয়। কামৰ পৰিমাণৰ সাল-সলনি হয় বাবে নতুন পদ্ধতি আৰু প্ৰথাবোৰ হিচাপকৰণ কৰ্মাচাৰীৰ উপয়োগী হোৱাৰ প্ৰয়োজন।
(ঘ) পদ্ধতিৰ ত্রুটিঃ কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতিৰ হাৰ্ডৱেৰ বিফলতা আৰু পিছত হোৱা কাৰ্যৰ ক্ষতিৰ কাৰণে পদ্ধতিটো ধ্বংশ হোৱা বিপদটো হ’ল এটা গুৰুত্বপূর্ণ সীমাবদ্ধতা। ভাইৰাছৰ দ্বাৰা ছফটৱেৰ বিফল হব পাৰে।
(ঙ) অজ্ঞতা ভূলৰ পৰীক্ষাৰ অপাৰ্গঃ যিহেতু কম্পিউটাৰৰ সিদ্ধান্ত লোৱা ক্ষমতাৰ অভাৱ মানুহে কৰা ভুল ধৰা পেলাৱ নোৱাৰে। এই কাৰণে ভুল ধৰা পেলোৱা আৰু পৰীক্ষাকৰণ ছফটৱেৰটো এটা প্ৰগ্ৰেমাৰৰ গোটৰ বুলি জনা যায় আৰু ভুলৰ অনুমান হয়।
(চ) সুৰক্ষা ভঙ্গঃ কম্পিউটাৰ সম্বন্ধীয় অপৰাধ সমূহ বিচাৰি পোৱাটো কঠিন, সেয়েহে কোনো ডাটাৰ সাল-সলনি কৰা তথ্যবোৰ প্ৰথমতেই সহজে বিচাৰিব পাৰি। এটা কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ পদ্ধতিত ডাটা বা প্ৰগেমৰ সালনিৰ দ্বাৰা সহজেই প্ৰৱঞ্চনা আৰু অপব্যৱহাৰ কৰিব পাৰি। পাছৱৰ্ড বা ব্যৱহাৰকাৰীৰ অধিকাৰ হেকিং কৰি হিচাপকৰণৰ নথি সমূহ সলনি কৰিব পাৰে।
(ছ) স্বাস্যুত ক্ষতিসাধনঃ কম্পিউটাৰ পদ্ধতিৰ বিস্তির্ণ ব্যৱহাৰে শৰীৰৰ বিভিন্ন ধৰণৰ অসুবিধা যেনে পিঠিৰ অনিষ্ট, চকুটনা, সিৰাৰ বিষ ইত্যাদি কৰে। এইটোৱে একহাতে হিচাপকৰণৰ কৰ্মচাৰীৰ কাৰ্যৰ দক্ষতাৰ বিপৰীতে আয় পৰিৱৰ্ত্তন হয় আৰু আনহাতে এনেধৰনৰ কৰ্মচাৰীৰ চিকিৎসালয়ৰ ব্যয় বাঢ়ে।
৭। ডাটাবেছ ব্যৱহাৰৰ চাৰিটা প্রধান প্রয়োজনীয়তা উল্লেখ কৰা।
উত্তৰঃ ডাটাবেছ ব্যৱহাৰৰ প্ৰয়োজনীয়তাবোৰ হ’ল—
(ক) স্বয়ংক্রিয় নথি উৎপাদনঃ ডাটাবেছ হিচাপ পদ্ধতিত ব্যৱহাৰকাৰীয়ে সংজ্ঞা দিয়া এটি প্রতিবেদনৰ সজ্জা থাকে। নগদ বহী, উদ্ধৃত মিলন পত্ৰ, হিচাপৰ বিবৃতি আদিৰ দৰে প্রতিবেদন প্রস্তুত কৰিবলৈ কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপৰ পৰিবেশত সহজতে কৰিব পাৰি।
(খ) জোখৰ মাপকাঠিঃ ডাটাবেছহিচাপ পদ্ধতি এটাৰ বেলিকা অতিৰিক্ত ৰচিদ সোমাবলৈ অতিৰিক্ত মানুহৰ প্ৰয়োজনীয়তা ডাটা অন্তভুক্তি কৰা পৰিচালকৰ ইচ্ছাৰ ওপৰত নিৰ্ভৰ কৰে। অতিৰিক্ত লেন-দেনৰ বাবে খৰচ প্ৰায়েইনাই। ফলত এই পদ্ধতি অধিক মাপকাঠি সম্পন্ন।
(গ) গুণগত প্রতিবেদনঃ ইয়াত অন্তভুর্ক্ত স্বয়ংক্তিয়া পৰীক্ষা পদ্ধতি আৰু ডাটা অস্পৃষ্টতাই ইয়াৰ ডাটা সমূহ উদ্দেশ্য প্রণোদিত আৰু বিশ্বাসযোগ্য কৰি তোলে।
(ঘ) তথ্য পৰিচালনা পদ্ধতিৰ প্ৰতিবেদনঃ ডাটাবেছত কৰা হিচাপ পদ্ধতিত এনে প্ৰতিবেদন প্ৰস্তুত কৰি বাণিজ্যিক পৰিঘটনাসমূহ নীৰিক্ষণ আৰু নিয়ন্ত্ৰণ কৰাত সহায় কৰে। দেনাদাৰৰ বিশ্লেষণে অনাদায় আৰু দেনাৰ গোচৰো উদ্বৃত্ত মিলন পত্ৰই ইয়াৰ প্ৰভাৱ দেখুৱায়।
৮। হিচাপকৰণ পেকেজ বুলিলে কি বুজা আৰু পেকেজবোৰৰ শ্রেণীবিভাগ কৰা।
উত্তৰঃ প্রত্যেক কম্পিউটাৰযুক্ত হিচাপকৰণ ব্যৱহাৰকাৰীৰ প্ৰয়োজন অনুসৰি হিচাপ কৰণ পদ্ধতি ব্যৱহাৰ কাৰ্য আৰু প্ৰতিবেদন প্রতিবেদন প্রস্তুত কৰিবলৈ ব্যৱহাৰ হয় এইবোৰক হিচাপকৰণ পেকেজ বোলা হয়।
হিচাপকৰণৰ পেকেজবোৰ তলৰ ভাগসমূহ শ্রেণীবিভাজন হয়।
(ক) ব্যৱহাৰৰ বাবে সজুঃ ব্যৱহাৰৰ বাবে সজু হিচাপকৰণ ছফটৱেৰ সৰু ব্যৱসায় প্রতিষ্ঠানত চলাব উপযোগী য’ত হিচাপৰ লেন-দেনৰ পুনৰাবৃত্তি বা পৰিমাণ খুব কম। এইবাবে স্থাপনৰ খৰচ সাধাৰণতে কম আৰু ব্যৱহাৰকাৰী সংখ্যা সীমিত, ব্যৱহাৰৰ বাবে চিষ্টেম ছফটৱেৰ তুলনামূলকভাৱে আয়ত্ব কৰিবলৈ সহজ আৰু মানুহৰ গ্ৰহণ যোগ্যতা খুব বেছি।
(খ) প্রয়োজন সাপেক্ষে সলনিকৰণঃ হিচাপকৰণ ছফটৱেৰ ব্যৱহাৰকাৰীৰ বিশেষ প্রয়োজন সপেক্ষে সলনি কৰিব পাৰি। বজাৰত পোৱা আৰ্হি স্বৰূপ হিচাপবিদ্যা ছফটৱেৰ ব্যৱহাৰকাৰীৰ প্ৰয়োজন পুৰাৱ নোৱাৰিব পাৰে। উদাহৰণস্বৰূপে আৰ্হি স্বৰূপ হিচাপকৰণ ছফটৱেৰে বিক্ৰি ৰচিদ আৰু পণ্য বস্তুৰ অৱস্থা বিকল্প দি সন্নিবিষ্ট হব পাৰে।
(গ) টেইলর্ডঃ হিচাপকৰণ ছফটৱেৰ সাধাৰণতে বৃহৎ ব্যৱসায় প্রতিষ্ঠানবোৰত বহু ব্যৱহাৰকাৰী আৰু ভৌগোলিকভাৱে বিস্তাৰিত ঠাইৰ সৈতে টেইলর্ড কৰে। এইবোৰ ছফটৱেৰ ব্যৱহাৰকাৰীৰ বিশেষ প্ৰশিক্ষণৰ প্ৰয়োজন হয়।
৯। ‘ব্যৱহাৰৰ বাবে সাজু’ বুলিলে কি বুজা?
উত্তৰঃ ব্যৱহাৰৰ বাবে সাজু হিচাপকৰণ ছফটৱেৰ সৰু ব্যৱসায় প্রতিষ্ঠানত চলাৰ উপযোগী য’ত হিচাপৰ লেন-দেনৰ পুনৰা বৃত্তি বা পৰিমান খুব কম। ইয়াত গোপনীয়তাৰ স্তৰ তুলনামূলকভাৱে কম আৰু ছফটৱেৰটোৰ ডাটা প্ৰবঞ্চনা কৰাৰ সম্ভৱনা বেছি। এইবাবে স্থাপনৰ খৰচ সাধাৰণতে কম আৰু ব্যৱহাৰকাৰী সংখ্যা সীমিত। এইবোৰত ছফটৱেৰ আয়ত্ব কৰিবলৈ সহজ আৰু মানুহৰ গ্ৰহণ যোগ্যতা খুব বেছি। প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণ সহজ আৰু কেতিয়াবা বিক্রেতাই ছফটৱেৰৰ ওপৰত বিনামূলীয়া প্ৰশিক্ষণ আগবঢ়ায়।
১০। ‘প্রয়োজন সাপেক্ষে সলনি কৰণ’। বুলিলে কি বুজা?
উত্তৰঃ হিচাপকৰণ ছফটৱেৰ ব্যৱহাৰকাৰীৰ বিশেষ প্রয়োজন পুৰাৱলৈ প্রয়োজন সাপেক্ষে সলনি কৰিব পাৰি। বজাৰত পোৱা আৰ্হি স্বৰূপ হিচাপবিদ্যা ছফটৱেৰ ব্যৱহাৰকাৰীৰ প্ৰয়োজন পুৰাৱ নোৱাৰিব পাৰে। উদাহৰণ স্বৰূপে আৰ্হি স্বৰূপ হিচাপকৰণ ছফটৱেৰে বিক্ৰি ৰচিদ আৰু পণ্য বস্তুৰ অৱস্থা বিকল্প দি সন্নিবিষ্ট হ’ব পাৰে। তথাপি যেতিয়া ব্যৱহাৰকাৰীয়ে বিক্ৰী ৰচিদ অৰ্ন্তভূক্ত কৰোতে পণ্যবস্তুৰ স্থিতি আপোনা-আপুনি সলনি আৰু প্ৰতিবেদন ছপা কৰিব বিচাৰে। প্রয়োজন সাপেক্ষে সলনি কৰিব পৰা ছফটৱেৰ বৃহৎ আৰু মজলীয়া ব্যৱসায়ত উপযোগী আৰু অন্য তথ্য পদ্ধতিৰ লগত সংযোগ কৰিব পাৰে। প্ৰয়োজন সাপেক্ষে সলনি কৰণ ছফটৱেৰৰ বিষয়বস্তুবোৰত, নির্দিষ্ট সংখ্যক ব্যৱহাৰকীৰৰ বাবে আয়োজনত আৰু প্ৰণালীকৰণ ইত্যাদিত সা-সলনি আৰু যোগ দিয়া সন্নিবিষ্ট কৰে।
১১। ‘টেইলর্ড’ বুলিলে কি বুজা?
উত্তৰঃ হিচাপকৰণ ছফটৱেৰ সাধাৰণতে বৃহৎ ব্যৱসায় প্রতিষ্ঠানবোৰত বহু ব্যৱহাৰকাৰী আৰু ভৌগলিকভাৱে বিস্তাৰিত ঠাইৰ সৈতে টেইলর্ড কৰে। এইবোৰ ছফটৱেৰৰ ব্যৱহাৰকাৰীৰ বিশেষ প্রশিক্ষণৰ প্ৰয়োজন হয়। টেইলর্ড ছফটৱেৰ ব্যৱহাৰকাৰীৰ বিশেষ আৱশ্যক পুৰাবলৈ আৰু সংগঠনৰ ব্যৱস্থাপনা তথ্য পদ্ধতিৰ এটা গুৰুত্বপূৰ্ণ অংশ গঠন কৰিবলৈ প্ৰয়োজন। এনে ছফটৱেৰত গোপনীয়তা আৰু প্ৰমাণীকৰণৰ পৰীক্ষা শক্তিশালী আৰু ব্যৱহাৰকাৰীৰ সংখ্যাৰ ক্ষেত্ৰত অধিক সহজবোধ প্ৰদান কৰে।
১২। ‘ব্যৱহাৰৰ বাবে সাজু’আৰু ‘টেইলৰ্ড’ হিচাপকৰণ ছফটৱেৰৰ মাজত পার্থক্য লিখা।
উত্তৰঃ ‘ব্যৱহাৰৰ বাবে সাজু’ আৰু ‘টেইলৰ্ডৰ’ মাজত পাৰ্থক্যবোৰ হ’ল—
(ক) ব্যৱসায়ৰ প্ৰকৃতিঃ সাধাৰণতে সৰু আৰু চলিত ব্যৱসায়বোৰে ‘ব্যৱহাৰৰ বাবে সাজু’ ব্যৱহাৰ কৰে আনহাতে বৃহৎ ব্যৱসায়বোৰে টেইলর্ড ব্যৱহাৰ কৰে।
(খ) সংস্থাপনৰ ব্যয়ঃ ‘ব্যৱহাৰৰ বাবে সাজুৰ সংস্থাপনৰৰ ব্যয় কম আনহাতে টেইলৰ্ডৰ ব্যয় বেছি।
(গ) গোপনীয়তা স্তৰৰ আশাঃ ব্যৱহাৰৰ বাবে সাজুত গোপনীয়তাৰ স্তৰ টেইলৰ্ডৰ পৰা কম।
(ঘ) ব্যৱহাৰকাৰীৰ সংখ্যাঃ ব্যৱহাৰৰ বাবে সাজুৰ ব্যৱহাৰকাৰীৰ সংখ্যা সীমিত কিন্তু টেইলৰ্ডৰ ব্যৱহাৰকাৰীৰ সংখ্যা অসীম।
(ঙ) প্ৰশিক্ষাৰ আৱশ্যকতাঃ ব্যৱহাৰৰ বাবে সহজত প্ৰশিক্ষাৰ আৱশ্যকতা কম আনহাতে টেইলৰ্ডৰ প্ৰশিক্ষাৰ আৱশ্যকতা বেছি।
১৩। হিচাপকৰণ ছফটৱেৰ উৎপত্তিৰ আগতে মূল বিবেচনাসমূহ সংক্ষেপে লিখা।
উত্তৰঃ হিচাপকৰণ ছফটৱেৰ উৎপন্ন কৰাৰ আগতে তলত দিয়া উপাদানসমূহ সাধাৰণতে বিবেচনা কৰা হয়—
(ক) সহজবোধতাঃ হিচাপকৰণ ছফটৱেৰ উৎপন্ন কৰাৰ আগতে এটা গুৰুত্বপূৰ্ণ বিবেচনা হ’ল সহজবোধতা যেনে— ডাটা অন্তর্ভূক্তি উপস্থিতি আৰু বিভিন্ন প্রতিবেদন ইয়াৰপৰা প্ৰস্তুত কৰা হয়। এইটোৱে ছফটৱেৰ ব্যৱহাৰকাৰীৰ মাজত হিচাপৰক্ষকৰ বদলিকৰণ, পৰিচালিত পদ্ধতিৰ আৰু হাৰ্ডৱেৰ কিছু সহজবোধ প্ৰদান কৰিব লাগে।
(খ) স্থাপন আৰু প্ৰতিপালন ব্যয়ঃ ছফটৱেৰৰ বাচনি স্পষ্টৰূপে হাৰ্ডৱেৰ আৰু ছফটৱেৰৰ খৰছ আদায় দিব পৰা সংগঠনৰ সমৰ্থৰ ওপৰত নিৰ্ভৰশীল। এনে ধৰণৰ সিদ্ধান্ত লোৱাৰ কাৰণে এটা সৰল পথ নিৰ্দেশক হ’ল মজুত থকা বিকল্পবোৰ। আয় ব্যয় বিশ্লেষণ আৰু প্ৰতিষ্ঠানটোত অৰ্থব্যয় কৰা অৱস্থিতিৰ প্ৰয়োগবোৰো কেতিয়াবা অস্তাত ক্ৰয় কৰা পৰিলক্ষিত হোৱা কিছুমান ছফটৱেৰ অধিক ৰক্ষণাবেক্ষন কৰা সালসলনি কৰণৰ ব্যয় বহন কৰে।
(গ) সংগঠনৰ আকাৰঃ ছফটৱেৰ বাচনি কৰোতে সংগঠনটোৰ আকাৰ আৰু ব্যৱসায়ৰ লেন-দেনৰ পৰিমাণে প্ৰভাৱ পেলায়। সৰু প্ৰকৃতিৰ সংগঠন, যেনে— লাভ বিহীন সংগঠন য’ত হিচাপকৰণৰ লেন-দেনৰ সংখ্যা খুব বেছি নহয়, এনে সাধাৰণ, আৰু একক ব্যৱহাৰকাৰীৰ পৰিচালিত ছফটৱেৰ বাচি ল’ব পাৰে।
(ঘ) সহজ গ্রহণযোগ্যতা আৰু প্ৰশিক্ষণৰ প্ৰয়োজনীয়তাঃ কিছুমান হিচাপকৰণ ছফটৱেৰ বন্ধুসুলভ হয় আৰু ব্যৱহাৰকাৰীক এটা সাধাৰণ প্ৰশিক্ষণৰ প্ৰয়োজন। তদুপৰি অন্য তথ্য পদ্ধতিৰ লগত সংগতি ৰখা কিছুমান বেলেগ জটিল ছউটৱেৰ পেকেজ নিয়মীয়াভিত্তিত অবিশ্রান্ত প্ৰশিক্ষণৰ প্ৰযোজন।
(ঙ) উপযোগীতাঃ সংগঠনক এম. আই. এছ. প্রতিবেদন আৰু কোনটো ওচৰত সিঁহতে ব্যৱহৃত ছফটৱেৰ আহৰণ নিৰ্ণয় কৰে। উদাহৰণস্বৰূপে। যিটো ছফটৱেৰ সাধাৰণতে চূঢ়ান্ত বিবৃত্তি বা নগদ প্রবাহ অনুপাত বিশ্লেষণৰ উৎপন্ন কৰে, ব্যৱহাৰৰ বাবে সাজু। ছফটৱেৰ প্ৰফেচন হ’ব পাৰে।
(চ) ছফটৱেৰ আৰু ডাটাৰ গোপনীয়তাৰ স্তৰঃ হিচাপকৰণ ছফটৱেৰ ক্ৰয় কৰাৰ আগতে অন্য এটা বিবেচনা হ’ল গোপনীয়তাৰ স্তৰ, যিয়ে অনুমোদন নথকা ব্যক্তিক ডাটা আহৰণ বা ডাটা কাৰ্য কৰাৰ পৰা বিৰত ৰাখে। বৃহৎ ব্যৱসায়ৰ টেইলৰ্ড ছফটৱেৰত ব্যৱহাৰকাৰীৰ অধিকাৰ ক্ৰয় বিভাগৰ বাবে ক্ৰয় ৰচিদৰ অধিকাৰ ক্ৰয় বিভাগৰ বাবে ক্ৰয় ৰচিদ, হিচাপ পত্ৰ হিচাপৰক্ষকৰ লগত বিক্ৰয় ৰচিদ আৰু ধন জমা ৰাখোতাৰ সৈতে সৰু নগদ আৰ্হি আহৰণতে সীমাবদ্ধ হ’ব পাৰে।
(ছ) বিক্ৰেতাৰ সুনাম আৰু সামৰ্থকতাঃ অন্য এক গুৰুত্বপূর্ণ বিবেচনা হ’ল বিক্ৰেতাৰ বিষয়ে সুনাম আৰু সামৰ্থকতা। এইটো ছফটৱেৰ উৎপাদন ব্যৱসায়ত কিমান দিন তেখেতে বিক্রেতা হিচাপে আছে তাৰ ওপৰত নিৰ্ভৰ কৰে। যেতিয়া ছউটৱেৰটো বেলেগ ব্যৱহাৰকাৰীও থাকে আৰু বিক্ৰি আৱাসৰ বাহিৰত সেৱা পদ্ধতি প্ৰাপ্তিৰ পৰিসৰ থাকে।
