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NIOS Class 12 Hindi Chapter 21 टिप्पण और प्रारूपण
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टिप्पण और प्रारूपण
Chapter: 21
HINDI
प्रथम पृष्ठ – पुस्तक – 1 पाठगत प्रश्न 21.1
निम्नलिखित प्रश्नों के संक्षिप्त उत्तर लिखिएः
1. फ़ाइल के दो भाग कौन-कौन से होते हैं?
उत्तर: फ़ाइल के दो भाग टिप्पण भाग और पत्राचार भाग होते हैं।
2. टिप्पण भाग में क्या होता है?
उत्तर: किसी प्रशासनिक मामले पर सहायक अथवा अधिकारी द्वारा लिखे गए टिप्पण होते है।
3. आवती को फ़ाइल के किस भाग में रखा जाता है?
उत्तर: आवती को फ़ाइल के पत्राचार भाग में रखा जाता है।
4. सहायक टिप्पण के नीचे हस्ताक्षर करता है या आद्यक्षर?
उत्तर: सहायक टिप्पण के नीचे आद्यक्षर करता है।
5. किसी व्यक्ति का नाम, हस्ताक्षर तथा आद्यक्षर में मुख्य रूप से क्या अंतर होता है?
उत्तर: हस्ताक्षर पूरे किए जाते हैं, आद्यक्षर बहुत छोटे होते हैं।
6. नेमी मामले किस स्तर पर निपटाए जाते हैं?
उत्तर: नेमी मामले डेस्क अनुभव/अधिकारी स्तर पर स्तर पर निपटाए जाते हैं।
7. अनुभाग अधिकारी अपने टिप्पण पर कहाँ हस्ताक्षर करता है?
उत्तर: अनुभाग अधिकारी अपने टिप्पण पर दाईं और दिनांक हस्ताक्षर करता है।
| पाठगत प्रश्न 21.2 |
1. रिक्त स्थानों में उपयुक्त शब्द भरिए:
(क) नेमी टिप्पण सामान्य विचार-विमर्श और ____________ से संबंधित होते हैं।
उत्तर: चर्चा।
(ख) नेमी टिप्पण का प्रयोजन ____________ को निपटाने के लिए होता है।
उत्तर: मामलों।
(ग) अंतराविभागीय टिप्पण के दो प्रकार होते हैं-सहायक-टिप्पण और ____________ टिप्पण।
उत्तर: अधिकारी।
(घ) अंतर्विभागीय टिप्पण का प्रयोग विभाग के ____________ होता है।
उत्तर: बाहर।
2. अंतराविभागीय टिप्पण किन-किन स्तरों पर प्रयोग में लाए जाते हैं?
उत्तर: अंतराविभागीय टिप्पण सहायक तथा अधिकारी स्तरों पर प्रयोग में लाए जाते हैं।
3. नेमी टिप्पण लिखने के कोई दो प्रयोजनों का उल्लेख कीजिए।
उत्तर: सामान्य विचार-विमर्श तथा चर्चाओं से संबंधित तथा दैनिक बातों के स्पष्टीकरण संबंधी।
| पाठगत प्रश्न 21.3 |
निम्नलिखित प्रश्नों के संक्षेप में उत्तर लिखिए:
1. टिप्पण की शुरुआत कौन करता है?
उत्तर: टिप्पण की शुरुआत सहायक करता है।
2. टिप्पण किस पर आधारित होता है?
उत्तर: टिप्पण पत्र, आवती या प्रशासनिक कार्य पर आधारित होता है।
3. टिप्पण लिखते समय सहायक क्रम संख्या आदि कहाँ लिखता है?
उत्तर: टिप्पण लिखते समय सहायक क्रम संख्या आदि टिप्पण प्रारंभ करने से पहले ऊपर लिखता है।
4. सहायक ‘आवती’ के संबंध में जो टिप्पण लिखता है, उसके कितने चरण होते हैं?
उत्तर: सहायक ‘आवती’ के संबंध में जो टिप्पण लिखता है, उसके पांच चरण होते हैं।
5. टिप्पण पर सहायक किस ओर आद्यक्षर करता है?
उत्तर: टिप्पण पर सहायक बाईं ओर आद्यक्षर करता है।
| पाठगत प्रश्न 21.4 |
1. निम्नलिखित वाक्यों के सामने सही (√) अथवा अथवा (×) का चिह्न लगाइएः
(क) किसी भी पत्र का कच्चा रूप तैयार करना प्रारूपण कहलाता है। ()
उत्तर: √
(ख) प्रारूप को अधिकारी से अनुमोदित करना आवश्यक नहीं होता। ()
उत्तर: ×
(ग) प्रारूप को पूर्णतः विषय पर आधारित होना चाहिए। ()
उत्तर: √
(घ) प्रारूप को तैयार करते समय क्रमबद्धता की आवश्यकता नहीं है। ()
उत्तर: ×
2. पत्र और प्रारूपण में मुख्य अंतर क्या है? लिखिए।
उत्तर: पत्र का कच्चा रूप प्रारूपण कहलाता है। अधिकारी से अनुमोदन प्राप्ति के बाद पत्र होता है।
| 21.9 पाठांत प्रश्न |
1. कार्यालयी प्रक्रिया में टिप्पण लिखने की आवश्यकता क्यों पड़ती है?
उत्तर: विभिन्न कार्यालयों में कर्मचारी और अधिकारी टिप्पण के माध्यम से ही आपस में संवाद करते है। व्यक्तिगत जीवन में मौखिक बातचीत से काम चल सकता है लेकिन प्रशासन तथा व्यवसाय आदि में ऐसा संभव नहीं है। कार्यालयों में काम की मात्रा अधिक होती है तथा अधि कारी भी बदलते रहते हैं इसलिए रिकार्ड रखने की आवश्यकता पड़ती है। किसी संस्था या कार्यालय में कोई निर्णय किन परिस्थितियों में तथा किस आधर पर लिया गया, तत्संबंधी क्या आदेश जारी किए गए, किस बात की मंजूरी दी गई, क्या शर्तें तय हुई इन सबका रिकार्ड रखना जरूरी है। इसलिए टिप्पण लेखन का बहुत महत्त्व होता है।
2. फ़ाइल पर टिप्पण कौन प्रारंभ करता है?
उत्तर: फ़ाइल पर टिप्पण सहायक प्रारंभ करता है।
3. टिप्पण भाग तथा पत्राचार भाग क्या होते हैं?
उत्तर: सरकारी कार्यालयों में सभी कामकाज कागजों पर होता है। किसी एक व्यक्ति अथवा विषय संबंधित कागजात एक स्थान पर रखे जाते हैं, उसे ही फाइल कहते हैं फाइलों पर टिप्पण लिखने के तरीके को समझने के लिए हमें यह जानकारी होनी चाहिए की फाइल कैसे तैयार होती है।फाइल के मुख्यतः दो भाग होते हैं:
(i) टिप्पण भाग, और
(ii) पत्राचार भाग, जिसके कच्चे रूप को प्रारूपण कहा जाता है।
टिप्पण हाशियेदार कागज़ यानी हरी नोटशीट पर लिखी जाती है। टिप्पण भाग को फाइल के बाईं ओर नत्थी करके रखा जाता है। पत्राचार भाग फाइल के अंदर होता है। जिसमें बाहर से आए पत्र या आवती को रखा जाता है। पत्राचार भाग में बाहर से आए पत्रों और उनके उत्तरों की कार्यालय प्रतियाँ रखी जाती हैं। टिप्पण भाग में सहायक और अधिकारी के बीच विचार-विमर्श होता है, स्थितियों के अनुसार निर्णय लिए जाते हैं। प्रशासनिक मामलों का निपटान किया जाता है। विभिन्न मामलों पर लिए गए निर्णय फाइलों में सुरक्षित रहते हैं जिनका उपयोग भविष्य में मिलते-जुलते मामलों में समान निर्णय लेने के लिए किया जाता है।
4. मंत्रालय के उपसचिव का एक पत्र मिला है जिसमें कार्यालय के कर्मचारियों की कुल संख्या माँगी गई है। इसकी जानकारी देते हुए अपने उच्च अधिकारी को एक टिप्पण लिखिए।
उत्तर: नमस्कार,
विषय: मंत्रालय के उपसचिव के पत्र में कार्यालय कर्मचारियों की संख्या के संबंध में जानकारी
महोदय,
सादर अवगत कराना है कि हमें मंत्रालय के उपसचिव से एक पत्र प्राप्त हुआ है जिसमें कार्यालय के कर्मचारियों की कुल संख्या की जानकारी माँगी गई है।
कृपया हमें यह जानकारी शीघ्र उपलब्ध कराने का निर्देश देने की कृपा करें, ताकि हम उपसचिव के पत्र का उत्तर समय पर दे सकें।
धन्यवाद।
आपका विनम्र,
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5. प्रारूपण किसे कहते हैं। इसकी प्रमुख पाँच विशेषताएँ उदाहरण सहित प्रस्तुत कीजिए।
उत्तर: कार्यालयों में पत्र के माध्यम से ही कार्य की जाती है। ‘प्रारूपण’ का तात्पर्य है-किसी भी पत्र के उत्तर का एक कच्चा रूप तैयार करना अर्थात् यदि किसी कार्यालय में कोई पत्र प्राप्त होता है तो उत्तर देने के लिए पत्र का एक मसौदा अर्थात् कच्चा रूप तैयार किया जाता है। दूसरे शब्दों में जब किसी भी कार्यालय में कोई पत्र सहायक अथवा अधिकारी द्वारा प्रस्तुत किया जाता है तब उस पर उच्च अधिकारी का अनुमोदन लिया जाता है। अनुमोदन के पूर्व तैयार पत्र को प्रारूप या मसौदा कहा जाता है और अनुमोदन के बाद वह पत्र बन जाता है।
इसकी प्रमुख पाँच विशेषताएँ है–
(i) प्रारूप तैयार करते समय पत्राचार के विभिन्न रूपों की जानकारी आवश्यक है।
(ii) प्रारूप अपने में पूर्ण तथा पूर्णतः विषय पर आधारित हो।
(iii) प्रारूप तैयार करते समय क्रमबद्ध ढंग से विचारों को संक्षिप्त रूप में प्रस्तुत किया जाए। संदर्भ रहित बातों से बचा जाए।
(iv) यदि पत्र का उत्तर दिया जा रहा हो तो वह समुचित तथा सटीक होना आवश्यक है। शुद्धता तथा तथ्यात्मकता सरकारी कामकाज में अनिवार्य है। एक छोटी-सी भूल भी बड़ी महँगी पड़ सकती है।
(v) प्रारूप की भाषा पक्षपात से मुक्त, शिष्ट, स्पष्ट, सरल और सहज हो।
6. एक कर्मचारी ने अपनी पदोन्नति के लिए आवेदन किया है। उसके आवेदन का उत्तर देने के लिए एक पत्र का प्रारूप तैयार कीजिए।
उत्तर: [कार्यालय का नाम]
[पता]
[तारीख]
[कर्मचारी का नाम]
[कर्मचारी का पदनाम]
[कर्मचारी का पता]
विषय: पदोन्नति के संबंध में।
महोदय,
सादर निवेदन है कि आपके द्वारा पदोन्नति के लिए किए गए आवेदन पर विचार किया गया। हम आपको सूचित करना चाहते हैं कि वर्तमान में पदोन्नति के लिए आवश्यक सभी मानदंडों की समीक्षा की जा रही है। इस संदर्भ में कुछ प्रक्रियाएं और उपलब्धियों की जांच की जा रही है, जिनकी पूरी रिपोर्ट प्राप्त होने के बाद निर्णय लिया जाएगा।
हम आपको विश्वास दिलाते हैं कि जैसे ही इस प्रक्रिया में कोई निर्णय लिया जाएगा, आपको सूचित किया जाएगा।
आपके कार्य और समर्पण की सराहना की जाती है, और हम आपके भविष्य के प्रयासों में सफलता की कामना करते हैं।
धन्यवाद।
आपका विनम्र,
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